Intranet rendszer bevezetése az Almásfüzitői Polgármesteri Hivatalban

eulogoAz Almásfüzitői Polgármesteri Hivatalban a „Rugalmasan szolgálunk, összhangban szolgáltatunk! A munka és a magánélet összehangolása, rugalmas munkahelyek kialakítása Almásfüzitő Községi Polgármesteri Hivatalban” című pályázata keretében intranet rendszert alakítottunk ki. A projekt a Széchenyi 2020 program keretében, 9,2 millió forint európai uniós támogatás segítségével valósult meg.

A dokumentumkezelő rendszert a Hivatal munkatársai és a Képviselő-testület tagjai használják. Az intranet célja, hogy létrejöjjön egy olyan kommunikációs kapcsolat az ügyintézők egymás
közötti, és a Képviselő-testület tagjai közötti munkavégzése során, mely alkalmas a gyors, naprakész információ továbbítására és áramoltatására. Ahhoz, hogy az adatvédelmi, információbiztonsági előírások ne sérüljenek, kialakítottunk egy olyan kommunikációs csatornát, melyen keresztül biztonságos az adattovábbítás. Az intranet lehetővé teszi az ügyintéző számára a távmunka, otthoni munkavégzés lehetőségét is. Az adatkezelés központosítottá vált, ez lényegesen megkönnyíti az adatok biztonságos kezelését és mentését. A korábban meglévő informatikai eszközök önmagukban nem voltak alkalmasak e rendszer kialakítására, ezért szükséges volt egy szerver vásárlása, melyre csatlakoztathatóak a hivatal számítógépei. A Hivatali belső kommunikáció fejlesztése alapvető prioritást élvezett a pályázat során, mely a fejlesztés eredményeként megvalósult.

A pályázat keretében a Hivatal munkatársai időgazdálkodás tréningen, stresszkezelési és kommunikációs tréningen vettek részt. Elsajátítottuk a hatékony időgazdálkodási technikákat, és azt, hogy hogyan kell prioritásokat meghatározni. Időtervezési eljárásokra kaptunk mintákat a mindennapi hivatali gyakorlatban. Rávilágítottunk arra, hogyan kell a feladatokat rangsorolni a fontosság, sürgősség szempontrendszere alapján. Megtanultuk az időrabló tevékenységeket kiszűrni, módszereket és technikákat láttunk a hatékony kezelésükre. Cél volt a konfliktushelyzetek és a konfliktusveszélyt jelentő helyzetek felismerése, a megelőzés, a korai elkerülés lehetőségeinek feltérképezése, a konfliktusok feloldásának, a konfliktussal járó stressz kezelésének módszertana bevezetése. A felnőttképzéseket és Controll Holding Tanácsadó Zrt koordinálta.

Az elmúlt években a hivatali munkatársak élethelyzetéből adódóan felmerült a kérdés, hogyan lehet eredményesen és a szakmai folyamatok fejlesztésével olyan foglalkoztatási formákat kialakítani, melyek a csökkentett létszámmal és bértömeggel is garanciát nyújtanak kiváló közigazgatási folyamatok fenntartására. Meglátásunk szerint a rugalmas munkahelyek bevezetése a minőségi közigazgatás kialakításának eszköze. Elképzeléseinket tanulmány keretében fejtettük ki. Sor került a munkakörök áttekintésére, dokumentumok felülvizsgálatára és javaslatokat fogalmaztunk meg a munkafolyamatok racionalizálására is. A Controll Holding Tanácsadó Zrt munkatársai interjúk útján nyertek betekintést a Hivatal munkafolyamataiba. A pályázat célkitűzése volt a családbarát munkahelyek, rugalmas foglalkoztatási formák kialakítása.

A projektről további információt a www.almasfuzito.hu oldalon olvashatnak.